¡Hola! En Softmax sabemos que la confianza lo es todo. Tu negocio depende de la privacidad de la información de tus clientes y conversaciones. Por eso, hemos redactado esta política de forma clara, directa y sin lenguaje legal confuso, para explicarte exactamente qué hacemos (y qué NO hacemos) con tus datos.

Al utilizar el sitio web y el software CRM de Softmax, aceptas las prácticas descritas en esta política.

1. Nuestro Rol: Controlador vs. Procesador de Datos

Para ser totalmente transparentes, en Softmax manejamos dos tipos de información, y nuestro nivel de responsabilidad cambia dependiendo de cuál hablemos:

- Tú eres el Controlador (Tus Contactos): Tú eres el dueño legal y el "Controlador" de la base de datos que subes a Softmax (números de WhatsApp, nombres, conversaciones de tus prospectos). Softmax actúa únicamente como un "Procesador". Esto significa que solo procesamos esos datos para que tu cuenta funcione. No somos dueños de tus contactos, no los contactamos, y si uno de tus clientes finales exige eliminar sus datos, es tu responsabilidad legal gestionarlo.

- Nosotros somos el Controlador (Tus datos como Cliente): Nosotros somos dueños de los datos que tú nos das al registrarte (tu nombre, correo, datos de facturación).

2. ¿Qué información recopilamos?

Recopilamos información indispensable para ofrecerte un servicio de excelencia y cobrar por nuestras licencias.

Datos que nos proporcionas directamente:

- Información de registro (nombre, correo, teléfono de contacto).

- Datos fiscales para facturación (CFDI).

- Nota sobre pagos: No almacenamos los números completos de tu tarjeta de crédito. Todo se procesa de forma segura a través de Stripe, nuestro proveedor de pagos certificado a nivel global.

Datos que recopilamos al usar la plataforma:

- Datos de integración: Información necesaria para conectar tus canales (tokens de acceso de Meta para WhatsApp API, Facebook Messenger e Instagram).

- Datos de operación: Registros de envíos (logs), consumo de Inteligencia Artificial e inicios de conversación para calcular los límites y excedentes de tu plan.

- Datos de uso técnico: Dirección IP, tipo de navegador, y cómo interactúas con nuestra web (mediante cookies) para mejorar tu experiencia.

3. ¿Cómo utilizamos la información?

En Softmax aplicamos una regla estricta: usamos los datos únicamente para lo que te prometimos.

- Para operar, mantener y proveer las funcionalidades del CRM.

- Para procesar tus pagos, renovaciones y excedentes.

- Para que nuestra Inteligencia Artificial Conversacional (ConversationAI) analice los mensajes entrantes de tus prospectos y pueda generar respuestas coherentes y automatizadas (solo dentro de tu propia cuenta).

- Para brindarte soporte técnico (nuestro equipo solo accederá a tus configuraciones si nos lo solicitas para resolver un problema).

- Para enviarte notificaciones importantes sobre tu cuenta, facturas o cambios técnicos.

4. ¿Con quién compartimos la información? (Y con quién NO)

NUNCA VENDEMOS, RENTAMOS NI COMERCIALIZAMOS TU BASE DE DATOS DE CONTACTOS A TERCEROS.

Sin embargo, para que Softmax funcione, necesitamos apoyarnos en infraestructuras tecnológicas de clase mundial. Compartimos los datos estrictamente necesarios con:

- Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp): Para enviar y recibir los mensajes a través de sus canales oficiales.

- Proveedores de Infraestructura en la Nube: Nuestro software opera bajo un modelo de arquitectura respaldado por proveedores tecnológicos de nivel empresarial (servidores, bases de datos y motores de Inteligencia Artificial). Ellos procesan la información de forma encriptada y bajo estrictos acuerdos de confidencialidad.

- Stripe: Para el procesamiento seguro de tus pagos.

- Autoridades legales: Solo si se nos requiere por orden judicial o para proteger los derechos legales de Softmax (ej. investigaciones de fraude o spam masivo ilegal).

5. Retención y Eliminación de Datos

- Mientras estés activo: Mantendremos tus datos seguros en la nube para que puedas operar tu negocio.

- Si cancelas (La regla de los 30 días): Como estipulan nuestros Términos de Uso, si cancelas tu suscripción o tu cuenta es eliminada por falta de pago o violación de políticas (spam), mantendremos tu información por un periodo de gracia de 30 días. Transcurrido este lapso, borraremos de forma irreversible todas tus conversaciones, contactos y configuraciones de nuestros servidores.

6. Seguridad de la Información

Implementamos medidas técnicas y organizativas líderes en la industria para proteger tus datos contra acceso no autorizado, pérdida o alteración. Toda la transmisión de información viaja de forma encriptada bajo protocolos SSL/TLS.

Adicionalmente, para tu total tranquilidad, la base de datos de Softmax opera sobre la infraestructura de almacenamiento y servidores de proveedores tecnológicos de nivel global, cuyos centros de datos cuentan con las certificaciones de seguridad más rigurosas de la industria (incluyendo SOC 2 Type II e ISO/IEC 27001).

Recuerda que tú eres responsable de mantener la confidencialidad de tu contraseña y no compartir tus credenciales de acceso con terceros.

7. Tus Derechos ARCO (Para usuarios en México)

De acuerdo con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) de México, tú tienes derecho a:

- Acceder a los datos personales que tenemos de ti.

- Rectificarlos si son inexactos o incompletos.

- Cancelarlos (eliminarlos) de nuestros registros (lo cual implicaría cancelar tu servicio).

- Oponerte al uso de tus datos para fines específicos (como correos de marketing nuestro).

Para ejercer cualquiera de estos derechos, por favor envía un correo a [email protected] con el asunto "Derechos ARCO", y nuestro equipo procesará tu solicitud en los tiempos estipulados por la ley.

8. Modificaciones a esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando para reflejar cambios legales o tecnológicos. Publicaremos la nueva versión en esta misma página y modificaremos la fecha de "Última actualización". Si hacemos cambios sustanciales, te lo notificaremos al correo registrado en tu cuenta.

9. Contacto

Si tienes dudas, miedos o sugerencias sobre cómo manejamos tu información, somos todo oídos. Escríbenos a [email protected] o a nuestra línea oficial de WhatsApp: +52 999 155 6442.

Última actualización: Julio de 2026